Kell-e napló a kiállított igazolásokhoz? Az alkalmazottak számára kiállított bizonyítványok nyilvántartása. Biztosítási gyakorlatról szóló igazolás
Kedves kollégák, kiadtunk egy "üres" magazint - egy grafikont üres címsorokkal.
Ha úgy dönt, hogy könyvelési/nyilvántartási naplót indít az értékesítés során nehezen fellelhető bizonylatokról vagy eseményekről, megvásárolhatja „üres” naplónkat, és a saját módján töltheti ki oszlopának „fedeleit”.
Az alábbiakban példákat mutatunk be a folyóiratok tartalmának kitöltésére:
- Az alkalmazottak részére kiadott bizonyítványok nyilvántartási naplója
- Az alkalmazottak részére kiállított dokumentumok nyilvántartási és könyvelési naplója
- Szolgáltatási munkanapló
- A cselekmények nyilvántartása
- A szolgáltatási feljegyzések (memorandumok, magyarázó megjegyzések stb.) nyilvántartási naplója
- Személyi kártyák nyilvántartási és könyvelési naplója
A folyóirat „üres” – üres fejlécekkel, a rovat kényelmes formátumban (A4, könyv) jelenik meg.
A burkolat sűrű, strapabíró (vastag fényes karton 300 g + PVC).
Minőségi fehér papír 80 g 72 oldal
A szabályozott egyértelmű. Ebben az esetben a vonalak azonosak. Több mint 2100 sor a rekordokhoz. A grafikon szélessége kényelmes.
Egy "üres" magazin címlapja - üres fejlécekkel a grafikon így néz ki:
Így egy "üres" folyóirat címlapján - üres fejlécekkel - a munkáltató nevével töltik ki a rovatot, és azt is kiírják, hogy mit vesznek nyilvántartásba / veszik figyelembe a folyóiratban. Íme néhány példa.
2. példa
Oszlop "Kezdve:" ___ "_________ 20 ___." a napló megnyitásakor kerül kitöltésre. "Befejezve" oszlop: ___ "_________ 20 ___." a napló zárásakor kerül kitöltésre.
A napló második és harmadik oldalán található a „A naplóvezetésért felelős alkalmazottak” rovat.
A folyóirat többi oldala üres oszlopokat tartalmaz - minden oldalon 5 oszlop. Az első oszlop kissé keskenyebb, a többi azonos szélességű. A „fejléc” soron kívül minden oldalon 30 sort kell kitölteni.
Ha kevés oszlopot (1-5) tartalmazó naplót szeretne vezetni, akkor minden oldalra feljegyzéseket készíthet. Ha több (6-10) rovattal rendelkező naplót tervez vezetni, akkor „terítésre” is megtarthatja, a bal és a jobb oldalon lévő sorok pontosan egymással szemben helyezkednek el.
Példák az „üres” folyóirat tartalmi részének kitöltésére – üres címsorokkal
1. példa: Az alkalmazottak részére kiállított bizonyítványok nyilvántartási naplója
2. példa: Szerviz munkanapló
3. példa: Az alkalmazottak részére kiállított dokumentumok nyilvántartási és könyvelési naplója
4. példa: Cselekmények nyilvántartása
5. példa: Szolgáltatási feljegyzések (memorandumok, magyarázó megjegyzések stb.) nyilvántartási naplója
6. példa: Személyes akták nyilvántartási és könyvelési naplója
7. példa Személyi kártyák nyilvántartási és könyvelési naplója
„Üres” magazin – üres fejlécekkel, az oszlop önállóan számozott. Ezen túlmenően a naplót a szervezet vezetője (vagy más felhatalmazott személy) összevarrja, lepecsételi és hitelesíti, ha ezt a munkáltató helyi szinten megállapítja (például személyi nyilvántartási utasítással). Ebben az esetben a napló utolsó oldalán megfelelő bejegyzéseket tehet erről.
Bontsa ki a ▼ gombot
Az orvosi igazolások kiállítására szolgáló napló formája megfelel a Szentpétervári Igazgatóság Egészségügyi Bizottságának 1999.20.12-i N 270-p és a Szentpétervári Fő Belügyminisztérium rendeletének 1.2. Leningrádi Terület 2000.02.28-án N 140
Az orvosi igazolások kiállítására vonatkozó nyilvántartás nyilvántartásának eljárása:
1. Az orvosi igazolások kiállítására vonatkozó nyilvántartást pontosan, jól olvasható kézírással kell kitölteni kék, lila vagy fekete tintával (paszta) oroszul.
2. Az 1. oszlopban - a kiállított tanúsítvány sorszáma növekvő sorrendbe kerül.
3. A 2., 3., 4. oszlopban - a járművezető vezeték-, utónevét, családnevét (járművezetőjelölt (teljes mértékben) be kell írni.
4. 5. oszlop - a járművek vezetőjének (vezetőjelöltjének) születési dátumát rögzíti.
5. A 6. oszlopban - a járművezető (vezetőjelölt) regisztrációs (nyilvántartási) címe kerül rögzítésre.
6. A 7. oszlopban; nyolc; 9; 10; tizenegy; 12 - meg van adva a felmérés bejelentett köre (azaz a járművezető (vezetőjelölt) milyen járműkategóriákat szeretne megszerezni. Ha szabad olyan járműveket vezetni, amelyek nem tartoznak egyik járműkategóriába sem, akkor a járművezetők száma) az igazolás engedélyező részének engedélyezett pontja kerül beírásra.
7. A 13. oszlopba - annak a járművezetőnek (vezetőjelöltnek) az aláírása kerül, aki a (6) bekezdésben meghatározott felmérés körébe nyilatkozott.
8. 14. oszlop - a kiadott tanúsítvány sorozatát és számát jelzi.
9. 15. oszlop - az orvosi igazolás kiállításának dátumát jelzi.
10. A 16. oszlopban - a megbízás következtetése (röviden) a kategória megjelölésével.
11. A 17. oszlopban - az orvosi bizottság következtetését kiadó bizottság elnökének vezetéknevét és kezdőbetűit kell feltüntetni.
12. 18. oszlop - speciális jegyek vannak feltüntetve (irány a KEK-hez; irány a kiegészítő vizsgálathoz; egyebek).
13. A 19. oszlopba - az igazolványt átvevő járművek vezetőjének (vezetőjelöltjének) aláírása kerül.
Orvosi igazolások kiállításának nyilvántartási naplója oszlopokat tartalmaz:
1.P/p száma
2. Vezetéknév
3. Név
4. Patronim
5. Születési dátum
6. Regisztrációs cím
7-12. A felmérés bejelentett hatóköre
- A
- V
- VAL VEL
- D
- E
- N
13. Az alany aláírása
14. Sorozat és hivatkozási szám
15. Az igazolás kiállításának dátuma
16. A bizottság következtetése
17. Teljes név bizottság elnöke
18. Különleges megjegyzések
19. Az alany aláírása
Még mindig kétségei vannak, hol vásárolhat és rendelhet kiváló minőségű termékeket? Csak itt!
Megrendeléseket nem csak Moszkvában és a régióban szállítunk, hanem Oroszország egész területén.
Használatával testreszabhatja a kívánt oldalszámot, borítót, logót stb.
- Munkaügyi és egészségügyi (ha vannak) könyvek.
- Tájékoztatás a bérek összegéről.
- Tájékoztatás a biztosítási tapasztalatokról és személyre szabott információk a biztosítottról.
- A távozó személy munkaügyi tevékenységéről szóló okiratok, végzések és végzések másolatai.
A munkaviszony megszűnésekor kiállított valamennyi dokumentumot ki kell tölteni, és a szervezet pecsétjével hitelesíteni kell.
Foglalkoztatási előzmények
Ez a fő dokumentum egy személy munkatevékenységéről és tapasztalatairól. A kiadatás késedelme esetén a munkáltató 50 000 rubelig terjedő pénzbírsággal sújtható.
Az elbocsátás utáni dokumentumok kiadását, különösen a munkaügyi és személyes orvosi könyveket, speciális naplókban kell rögzíteni.
Személyes orvosi nyilvántartás
Minden munkavállalónak, aki élelmiszertermékek, ivóvíz előállításával, tárolásával, szállításával és értékesítésével, a gyermekek oktatásával és oktatásával, valamint a lakossági kommunális és fogyasztói szolgáltatásokkal foglalkozik, egészségügyi dokumentációval kell rendelkeznie. A munkaszerződés megszűnésekor a munkáltató köteles visszaadni az orvosi könyvet, még akkor is, ha az az ő költségén készült. A személyes orvosi könyvvel kapcsolatos részletes magyarázatok a Rospotrebnadzor 2015. november 10-i 01 / 13734-15-32 számon kelt levelében találhatók.
2-NDFL
Tájékoztatást tartalmaz a naptári év elejétől és a szerződés megszűnésének időpontjától számított bevétel összegéről. A fel nem használt szabadság térítése az igazoláson szerepel, de a személyi jövedelemadót nem terhelő végkielégítés (ha van) összege nem szerepel az igazoláson (bővebben lásd a Pénzügyminisztérium 04.18-i levelét .2012 03-04-06 / 8-118).
Fizetés bizonylat
Kiadva a Munkaügyi Minisztérium 2013. április 30-i 182n számú rendeletével jóváhagyott formában. Tartalmazza a munkavállaló személyes adatait, valamint az aktuális és két előző évi kereset összegét.
SZV-M
Ezen az űrlapon a távozás hónapjára vonatkozó adatok szerepelnek, a negyedik részben csak az elbocsátott személyre vonatkozó adatok szerepelnek.
Jelentés űrlap
Biztosítási gyakorlatról szóló igazolás
Itt kell feltüntetni a munkaügyi nyugdíj finanszírozott részének számított, visszatartott és felsorolt kiegészítő biztosítási díjait. Ezt a kötelezettséget a 2008. április 30-án kelt 56-ФЗ szövetségi törvény állapítja meg.
Személyes adatok a biztosítottról
A harmadik szakasz elkészül. Időszak - a negyedév elejétől az elbocsátás napjáig.
Egyéb dokumentumok
Azt, hogy minden egyes esetben milyen dokumentumokra van szükség a munkavállaló elbocsátásakor, maga a munkavállaló dönti el (kivéve azokat, amelyek kiállításához kötelezőek - mindegyik fent van felsorolva). Előfordulhat például, hogy egy korábbi alkalmazott megkapja a munkájával kapcsolatos szabályzatok összes példányát:
- a felvételről;
- mozgó;
- fordítások;
- elbocsátás stb.
Ha a munkavállaló mindezeket a megrendeléseket és megrendeléseket az indulása előtt írásban kérte, ezeket a másolatokat a kézbesítés utolsó napján kell kiállítani. Ha a személy a távozás után kéri, a HR osztálynak három napja van a szükséges másolatok elkészítésére.
Az ügyek átadása
Amikor a munkavállaló elhagyja a céget, a szervezet természetesen köteles vele elszámolni és a fent meghatározott dokumentumok eredeti és másolati példányát kiadni, de bizonyos esetekben a munkavállaló köteles bizonyos műveleteket is elvégezni, pl.
- probléma;
- átadja azokat az eseteket, amelyek a munkájában voltak.
Ezeket az eseteket törvény nem szabályozza, de bizonyos esetekben, például végrehajtásukkor szükségesek.
Az alkalmazottak számára kiállított igazolások nyilvántartása megkönnyíti a szükséges információk megtalálását, és lehetővé teszi a statisztikai adatok kiválasztását. Olvassa el, hogyan kell helyesen kitölteni és karbantartani, töltse le a mintát
Olvassa el cikkünkben:
Az igazolások kitöltésének és nyilvántartásának módja
Az alkalmazottak számára kiállított igazolások nyilvántartása megkönnyíti a szükséges információk megtalálását, és lehetővé teszi a statisztikai adatok kiválasztását. Emellett a vezető a nyilvántartás alapján figyelemmel kísérheti a vonatkozó feladatok végrehajtását az elvégzett munka mennyiségének meghatározására, a HR osztály eredményességének felmérésére stb.
A tanúsítványnyilvántartáshoz 2020-ban nincs jóváhagyott nyomtatvány, azt minden vállalkozásnak jogában áll bármilyen formában megőrizni. Kész nyomtatványt vásárolhat és kitölthet, a nyomtatvány kinyomtatásával önállóan összeállíthatja a sajátját mintánk szerint.
Egyes vállalkozások a kiadott tanúsítványokat elektronikus formában, MS Excel vagy speciális dokumentumáramlás-szervező programok segítségével vezetik.
Bármilyen formában is létezik a folyóirat a szervezetben, szerkezete ha nem is azonos, de nagyon hasonló lesz. Nagyszámú dokumentum elkészítése esetén megengedhető differenciált könyvelésük megszervezése - például típusonként, felosztásonként stb.
Ha az ügyintéző önállóan készíti el a naplót, akkor egyszerű A4-es füzetet használhat, azt megfelelően címezheti a cég nevével, valamint a borítón megjelölheti a könyvelés kezdő dátumát és hagyhat helyet a későbbi befejező dátumnak.
A 2020. évi bizonyítványnyilvántartásban célszerű az oldalakat sorszámozni, összefűzni, megerősítő felirattal „a lapok száma összevarrva és rögzítve a folyóiratban”, a vezető aláírásával ellátva, és fóka.
Az első lap a „Naplóvezetésért felelős alkalmazottak” rovatot tartalmazza majd, a vállalkozás volumenétől függően 2-3 lapot lehet hozzárendelni.
A folyóirat egy példányban létezik, ezért a karbantartásával egyszerre egy személy foglalkozik. Általában ez egy személyzeti alkalmazott vagy egy titkár-hivatalnok. A rovat kitöltése nem okozhat nehézséget. Kényelmes, oszlopokkal ellátott táblázat formájában készült:
- szám sorrendben;
- a magazin használatának megkezdése;
- munka vége;
- a felelős személy teljes neve;
- pozíciója;
- a vezető utasításának részletei, amely alapján a nyilvántartásba vétel felelőssége ezt a munkavállalót terheli;
- aláírás.
Az űrlap fő része táblázatos formában is megjelenik, és a következő információkat tartalmazza:
- sorszám. A „visszamenőleges” bejegyzés elkerülése érdekében minden kiállított okmányhoz külön sor tartozik, köztük hézagok nélkül;
- az igazolás kiállításának dátuma, amely egybeesik az okmányon feltüntetett dátummal;
- A dokumentumot kérő alkalmazott teljes neve, beosztása;
- a dokumentum tartalma (a fizetés összegéről, a nyugdíjalapba történő befizetésekről, a munkaidőről stb.);
- A kiállító alkalmazott neve és beosztása;
- a kiadás célja, ellátási helye;
- az átvett kérelmező listája. Ha az iratot nem személyesen adták át, akkor fel kell írni, hogy hogyan került átadásra a munkavállalónak (hiteles levél, futár);
- nem szabványos esetekben célszerű egy további oszlopot létrehozni a megjegyzésekhez (például a kimenő adatok megadásához, ha vannak ilyenek)
Az oszlopok sorrendjének és az oszlopok fejlécének azonosnak kell lennie minden szórásra. Amikor a napló véget ér, elküldik az archívumba, és újat indítanak. Ebben az esetben a kötetek számozását időrendi sorrendben kell feltüntetni.
Hibajavítás
A referencianaplóban szereplő javítások elfogadhatók. A hibás bejegyzést szép vonallal áthúzzuk, és vagy az áthúzott fölé, vagy ha hely engedi, a lenti sorba írjuk a helyes információt (anélkül, hogy ehhez a sorhoz új sorszámot rendelnénk).
Ha kezdetben önmagában szedett, akkor bölcs dolog nem spórolni a papírral, és a sorokat megnövelni a magasságban, majd szükség esetén javítani kell, nem kell sekélyíteni, és a folt nem fog olvashatatlannak tűnni, és lucskos.
jegyzet
Elveszett vagy elrontotta a személyi okmányt? arról, hogy mit kell tenni ilyen helyzetekben, mi és hogyan és mi nem
Miután a javítást a szabályoknak megfelelően elvégezték, mellé kell tenni a "Higgy a javítottnak" feliratot, valamint a naplóvezetésért és az igazolás kiállításáért felelős személyek aláírását (ha ez a ugyanaz a személy természetesen csak egy aláírás lesz).
Mennyi ideig kell megőrizni a naplót
Az Art. "g" pontja szerint 358 "A szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetői dokumentumok listája", a tárolási idő megjelölésével, a Rosarchiv által jóváhagyott 06.10.00, az igazolások naplóira és az okmánymásolatokra, a tárolási idő 3 év (a lezárástól számítva) .
A személyi papírok szisztematikus szervezése és a kiadott bizonylatok elszámolása érdekében a szervezet általában nyilvántartást vezet a munkavállalóknak kiállított igazolásokról.
Fájlok
Ennek a dokumentumnak nincs egységes formája, több tervezési lehetőség is létezik. Az egyiket a mellékelt űrlapon és a töltelékmintán mutatjuk be.
Nyilatkozatok
Ahhoz, hogy a munkavállaló igazolást kapjon, először nyilatkozatot ír. Ezeket a nyilatkozatokat meg kell őrizni. Az Orosz Föderációban hatályos törvények szerint a tárolási időszak nem lehet kevesebb három évnél.
A gyakorlatban vannak olyan helyzetek, amikor a nyugdíjkifizetés kiszámításához többszöri, évenkénti osztályozású bérigazolás szükséges.
Annak érdekében, hogy ne végezzék el többször ugyanazt a munkát, a személyzeti tisztek a legalább egyszer kért igazolások másolatait évekig külön mappában tárolják. Hogy amikor a jövőben szükség lesz rájuk, mindig kéznél legyenek a tanúsítványok.
A folyóirat összetevői
A dokumentum szerkezete elég egyszerű: a borító plusz a fő rész. A folyóirat címe, kezdésének dátuma a borítón fel van tüntetve (van külön oszlop a befejezés dátumára, de csak a kitöltés utolsó szakaszában tölthető ki). Külön hely van a szervezet nevének feltüntetésére. Egyes űrlapokon mezők találhatók, amelyek jelzik a dokumentum tárolási idejét.
Fontos szempont! Ha a folyóirat az előző folytatása, akkor ezt az információt dátumokkal és az előző dokumentumra mutató hivatkozásokkal fel kell tüntetni a borítóján.
De a dokumentumban a fő rész a fő rész, amely egy táblázatból áll a következő tartalmú oszlopokkal:
- A kitöltendő sor száma. A megkeresések dátum szerint vannak osztályozva és időrendi sorrendben naplózva.
- Kiadás dátuma. Ezeknek az adatoknak meg kell egyeznie a kiállított tanúsítvány dátumával. Ha a szervezetben regisztrációs számokat rendelnek a kérésekhez, akkor azt ugyanabban az oszlopban kell feltüntetni.
- Az alkalmazott teljes neve. A munkavállaló nevében benyújtott kiadási kérelemnek már egy személyzeti tisztviselő vagy más alkalmazott birtokában kell lennie, akinek a feladata a napló vezetése. Fel van tüntetve a beosztása, az osztály, ahol dolgozik, a szakmája is. Ha szükséges, ennek a személynek a címe és telefonszáma feltüntetésre kerül a gyors kommunikáció érdekében.
- Súgó tartalom. Ebben a rovatban röviden beszámolunk arról, hogy pontosan miről adták ki az igazolást. A dolgozók alapvetően igazolást kérnek a bérek nagyságáról és kiszámításáról.
- A kiállított igazolás dátuma plusz regisztrációs száma.
- Átvételi elismervény. Ha a munkavállaló nem tud kéznél igazolást kapni, akkor ebben az oszlopban kerül rögzítésre az igazolás elküldésének dátuma és formája. Például ajánlott levélben, a futárszolgálaton keresztül (a nevével együtt) stb.
- Jegyzet. Ez az oszlop olyan alapvetően fontos információkat tartalmazhat, amelyek más oszlopokban nem voltak megadva. Például az az indíték, amely arra késztette a munkavállalót, hogy igazolást kérjen.
Folyóiratok
A folyóiratoknak három fő típusa van:
- A személyzeti iratkezelésről szóló dokumentumok.
- Általános üzleti folyóiratok.
- Munkavédelmi naplók.
Minden dokumentumtípusnak megvannak a sajátosságai. Az alkalmazottak számára kiadott bizonyítványok nyilvántartási naplója a személyzeti politikával kapcsolatos dokumentáció élénk "képviselője".
Tárolás
Kényelmi okokból a magazin PVC fóliaburkolatba helyezhető.
Miután a napló elkészült (lejárt), nem dobja ki. Ez törvénybe ütközik. Irattári tárolóba kerül (a külön bemutatott nyomtatvány 5 évre szól, csak abban az esetben, ha a munkavállalók nem dolgoznak káros vagy veszélyes munkakörülmények között).
A nagyobb kényelem érdekében a tárban lehet egy pár lyuk. Lehetővé teszik a napló kényelmes elhelyezését egy archív mappában. A művelet végrehajtása előtt eltávolítja a dokumentum fedelét.
Hátránya
A borító hátoldalán, az utolsó lapon speciális jelzés-tanúsítvány helyezhető el, amely lehetővé teszi a folyóirat hosszú távú tárolásra való előkészítését. De akkor is, ha nincsenek hitelesítési mezők, a vezető köteles a dokumentum hátoldalára annak kitöltése után az aláírását, és ott kell lennie a szervezet pecsétjének is. Természetesen, ha az egyes példányok lepecsételésének ilyen eljárását a szervezet belső szabályzata írja elő (a különböző cégeknek saját megrendeléseik vannak ebben az ügyben).
Feltöltésért felelős
A munkavállalóknak kiállított igazolások nyilvántartásának kitöltését a legtöbb esetben személyzeti tisztviselő látja el. De ezt a feladatot a vezető külön utasításával vagy a munkavállaló munkaszerződésében rögzítheti a szervezet jegyzőjére vagy könyvelőjére.
A legtöbb folyóiratban az első oldalakon feltüntetik a kitöltő nevét, beosztását, a naplóvezetési felelősség időtartamát és személyes aláírást. Az ilyen jellegű felelősségek megosztása nagyon fontos pontja a szervezet teljes nyilvántartásának.
Szükséges ez az űrlap?
Ennek a folyóiratnak nincs kialakított formája. Ezek az űrlapok azonban nagyon könnyen használhatók. Különféle grafikonokkal kiegészíthetők. Például a törzstábla további oszlopai a következőkről tartalmazhatnak adatokat:
- Referencia regisztrációs szám külön.
- Az igazolást készítő alkalmazott teljes neve és egyéb adatai, valamint aláírása.
- Mi volt az oka a bizonyítvány megszerzésének. Hivatkozások a keltezett dokumentumok számára.
Mindegyik szervezetnek jogában áll önállóan eldönteni, hogy jelen dokumentum fenntartásának melyik formáját választja és hogyan alakítsa át. A lényeg az, hogy a vezető utasítására fogadják el, és része legyen a társaság számviteli politikájának.
A javítások érvényesek
Kitöltéskor a hibák nagyon nem kívánatosak. A korrekciók azonban ebben az állapotban teljesen elfogadhatóak. A javításhoz a téves adatokat egy sorral át kell húzni, és a helyes adatot az oldalára vagy a tetejére, mellé kell írni.
A helyesbítés csak akkor tekinthető helyesen végrehajtottnak, ha mellette a „Hisz javítva” felirat és minden érdeklődő (kitöltésért felelős) személy aláírása található. Csak így lesz helyesen kitöltve a munkavállalóknak kiállított igazolások nyilvántartása.
