Главная > Насосы для колодцев > Порядок расчетов с подотчетными лицами. Подотчетные лица

Порядок расчетов с подотчетными лицами. Подотчетные лица

Подотчетные лица - работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Подотчетное лицо - это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.

Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.

Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.

Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации.

Discovered

Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.

Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.

2018-08-1515.08.2018 13:19

Согласно изменению, принятому 19 августа 2017 года можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс.

Service Temporarily Unavailable

рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
На основании ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в отношении доходов физических лиц в соответствии с главой «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Но, денежные средства, выданные физическим лицам под отчет, под данное понятие не подпадают. Числящаяся за сотрудником дебиторская задолженность не подразумевает перехода прав собственности на выданные под отчет суммы, поэтому рассматривать такую задолженность в составе доходов работника нельзя. Иначе это означало бы изменение юридической квалификации отношений между организацией и работником, а такую переквалификацию может сделать только суд.
Статья 45 НК РФ запрещает бесспорное взимание налогов в подобном случае. Деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, даже если он не предоставил авансовый отчет в положенный срок, а образуют задолженность физического лица перед организацией. Кроме того, они не являются его доходом и не признаются в качестве объекта обложения НДФЛ (определение ВАС РФ от 07.09.2010 № ВАС-12053/10, постановления Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08, ФАС Московского округа от 22.03.2010 № КА-А40/2469-10 по делу № А40-25540/09-115-130, от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3 по делу № А40-125078/09-126-900, ФАС Северо-Западного округа от 12.05.2009 № А56-16804/2008).
Не поддерживают суды и возможность квалификации подотчетных сумм, по которым отчеты не представлены в установленные сроки, в качестве беспроцентных займов (определение ВАС РФ от 07.09.2010 № ВАС-12053/10, постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/669-10 по делу № А40-46422/09-112-282, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009). Выданные под отчет денежные средства, по которым работником не представлен своевременно авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед работодателем (п. 213 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Погашение указанной задолженности может производиться, в частности, путем удержания из заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (письма Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 № 1144-ТЗ, от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Что касается второго вопроса, что работник отчитался раньше срока и просит новую сумму в подотчет, то вы, конечно, можете ее выдать, ведь он же для предприятия что-то приобретает…

Ответить

Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.

Подотчетное лицо

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

Первый уровень (законодательный) — определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. которые принимаются Государственной Думой, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации.

К документам первого уровня, прежде всего, относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы «О публичном акционерном обществе », «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д.

Гражданский кодекс определяет такие необходимые понятия как юридическое лицо (ст. 48) его признаки и виды: коммерческие и некоммерческие, дает определения лицензии, как специального разрешения, которое выдается юридическим лицам на право заниматься отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом; разъясняется разница между уставом и учредительным договором, а также между реорганизацией предприятия и его ликвидацией, знание чего необходимо для правильного отражения в учете связанных с ними операций. Далее Гражданский кодекс раскрывает сущность собственности и права собственности (п. 1 ст. 209 ГК РФ). Это также важно для бухгалтерской службы предприятия, так как надо знать, когда наступает право собственности на тот или иной объект для верного его отражения в учете. Также необходимо знание Гражданского кодекса для того, чтобы понимать экономический смысл договора, так как договор выступает важным средством индивидуальных прав регулирования имущественных и неимущественных отношений и выступает разновидностью юридических сделок (п.1 ст. 307 ГК РФ). Без заключения договора не обходятся многие хозяйственные операции и в связи с этим следует, знать условия и порядок заключения договора (ст. 432 ГК РФ); требования, предъявляемые к форме договора; основания изменения или расторжения договора, ответственность за его неисполнение и многое другое. Таким образом, ГК РФ определяет основные юридически значимые понятийные категории, которыми необходимо владеть персоналу предприятия для возможности ведения хозяйственной деятельности.

Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, сыграл определяющую роль в предотвращении развала единой системы бухгалтерского учета и отчетности в российской экономике.

Подотчетные лица в бухучете

Он стал тем ядром, вокруг которого с разной степенью успешности велась работа по реформированию отечественной бухгалтерии.

Десятилетний опыт законодательного регулирования бухгалтерского учета свидетельствует, что такое регулирование должно быть сосредоточено на решении двух основных задач: во-первых, закон должен устанавливать механизм реализации права заинтересованных лиц на получение надежной, объективной и полезной информации о деятельности хозяйствующих субъектов; во-вторых, закон должен определять ту систему регулирования бухгалтерского учета, которая позволит выполнять первую задачу. Отсюда закон «О бухгалтерском учете» устанавливает минимально необходимые требования к учету, учетному процессу и отчетности.

Второй уровень (нормативный) — устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Для организации учета расходов предназначено ПБУ 10/99 «Расходы организации». Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации. Расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества). Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

1. расходы по обычным видам деятельности;

2. прочие расходы.

Для целей настоящего Положения расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами. К прочим расходам также относятся чрезвычайные расходы.

Третий уровень (методический) — документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета. К документам этого уровня относятся методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, материально-производственных запасов и др., в которых раскрываются методические и практические аспекты, правила и способы ведения бухгалтерского учета тех или иных объектов.

Весьма обширен список документов, регулирующих методику бухгалтерского учёта. Данные документы следует разбить на две группы, так как одна регулирует учёт объектов общеотраслевого назначения, а другая имеет отраслевую направленность. Первая группа, в частности, включает:

— порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту основных средств, утверждённые приказом Минфина России от 20 июля 1998г. № 33н (в ред. приказа Минфина России от 23 марта 2000г. № 32н);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);

— План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н);

Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы

Четвертый уровень (организационный) — организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику. Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности. Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности. Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учёта, без знания которых невозможны достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности. К таким признакам следует отнести:

способы погашения стоимости амортизируемого имущества по правилам бухгалтерского и налогового учёта;

порядок оценки производственных запасов, товаров, незавершённого производства и готовой продукции;

виды создаваемых резервов и сроки списания расходов будущих периодов;

порядок использования чистой прибыли;

другие вопросы, которые собственники, руководители и менеджеры организации сочтут существенными.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом в сумме 60 тысяч рублей (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ.

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1.Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

2.Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

приходный кассовый ордер (форма КО-1) — выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
расходный кассовый ордер (форма КО-2) — выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
командировочное удостоверение (форма №Т-10) — определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3.Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета — содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Подотчетное лицо - доверенное лицо предприятия, которому предприятие предоставило такой статус (статус - (лат. status) правовое положение, состояние).

Подотчетные лица -- это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов, либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.

Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.

Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации.

Подотчетное лицо - это работник организации, на ответственности которого находятся материальные ценности, принадлежащие организации.
В частности, подотчетным лицом становится работник организации, который взял авансом наличные денежные средства в кассе организации под отчет. «Взять деньги под отчет» означает, что работник должен отчитаться за использование этих денежных средств в течение срока, установленного руководителем организации.
Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели.
Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц (с указанием должности и фамилии), которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером унифицированной формы № КО-2 (см. приложение № 39). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Образец такого заявления приведен в приложении № 50.
Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. По авансам, выданным на командировочные расходы, подотчетные лица обязаны отчитаться не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.
Ниже приведены примеры таких приказов.

ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить срок, на который выдаются подотчетные суммы, - не более 5-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
Руководствуясь «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 26 февраля 1996 г. № 40
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить следующие сроки, на которые выдаются подотчетные суммы: водителям автомобилей на приобретение ГСМ и запчастей - не более 3-х рабочих дней; начальнику хозяйственного управления на приобретение хозяйственного и производственного инвентаря - не более 5-ти рабочих дней; секретарю на приобретение канцелярских принадлежностей - не более 3-х рабочих дней; товароведам на закуп товаров - не более 10-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
Генеральный директор Шакурин Шакурин А.Е.

Срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за полученный аванс, может устанавливаться индивидуально в заявлении на получение подотчетных сумм из кассы (см. приложение № 50).
Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации (об учетной политике читайте в подразделе 8.3).
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на балансовом счете 71. На выданные под отчет суммы балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При выдаче подотчетных сумм бухгалтер производит записи в учете на основании расходных кассовых ордеров:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации» на сумму выданных под отчет денежных средств.
После произведенных хозяйственно-операционных расходов или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет унифицированной формы АО-1 (см. приложение № 51). На основании этого авансового отчета бухгалтер делает записи по кредиту балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, либо с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Например:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму приобретенных материалов (например, ГСМ, канцелярские принадлежности, хозинвентарь и т.п.)
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму, уплаченную поставщикам, подрядчикам, исполнителям
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму командировочных расходов
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму иных расходов, которые можно непосредственно отнести в расходы, минуя счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (например, расходы по оплате услуг нотариуса, плата за авто
стоянку, мойку автомобилей, мелкий ремонт хозинвентаря, проезд на территорию оптовых баз и т.п.).
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем и между индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора установлен в сумме 100 тысяч рублей. Этот предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Эта норма действует с 22 июля 2007 года.
Ранее, с 21 ноября 2001 года, предельный размер расчетов наличными денежными средствами составлял 60 000 рублей по одной сделке (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У).
Обратите внимание, расчеты наличными деньгами в рамках одного договора, осуществляемые по одному или нескольким денежным документам, не могут в сумме превышать предельный размер расчетов наличными деньгами, то есть 100 000 рублей.
Если расчеты наличными деньгами связаны с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), то принимающая денежные средства сторона должна выдать плательщику чек ККТ.
Если работник не полностью израсходовал выданную ему под отчет сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру унифицированной формы № КО-1 (см. приложение № 38). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме. Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму денежной суммы, внесенной подотчетным лицом в кассу организации. Эту проводку бухгалтер делает на основании приходного кассового ордера.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если списанная сумма может быть удержана из оплаты труда работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя) бухгалтер делает проводку:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму, подлежащую удержанию из заработной платы работника.
Если не возвращенная в установленный срок подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника, то она отражается по дебету балансового счета 73 следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Согласно статье 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу.
Согласно Плану счетов аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Поскольку под отчет может выдаваться не только российская, но и иностранная валюта (при зарубежных командировках), то к счету 71 целесообразно открыть два субсчета: - расчеты в рублях - расчеты в иностранной валюте.
К субсчету 2 должны быть открыты субсчета второго порядка или счета аналитического учета на каждый вид иностранной валюты (доллары США, евро, австралийские доллары и т.п.) в зависимости от того, в какой валюте производились расчеты подотчетным лицом.
Структура балансового счета 71 может быть такой:

Пример 8.9/2
Составим проводки на основании документов, представленных в приложениях № 38, 39 и 51:

Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами в 2018 году

N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке".

Так что любую покупку подотчетника от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 руб. налоговики однозначно трактуют как превышение лимита.

Пример 1

Дебет 10 Кредит 73

Дебет 73 Кредит 71

Дебет 71 Кредит 50

Пример 2

Дебет 26 Кредит 71

Дебет 10 Кредит 71

Дебет 26 Кредит 10

Ошибки в отчетности

Например

Без отчета — опять под отчет

Пример 3

О.Курилова

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под отчет на административно-хозяйственные расходы, оформляется приказом по организации.

Коммерческие организации или ассоциации, занимающиеся вопросами, упомянутыми в пункте 1 выше, могут стать Членами, связанными с Организацией, при условии, что их заявка на членство будет представлена в письменной форме Генеральному секретарю и поддержана государством, под юрисдикцией которого Штаб-квартира заявителя находится. Такие кандидатуры утверждаются Ассамблеей большинством в две трети голосов присутствующих и участвующих в голосовании полноправных членов при условии, что такое большинство составляет большинство действующих членов Организации.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Работника направляет в командировку руководитель, что оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание, форма которого утверждена Госкомстатом России.

Пример заполнения авансового отчета

Может быть учрежден Комитет аффилированных Членов, который устанавливает свои собственные правила процедуры при условии одобрения Ассамблеей. Комитет может быть представлен на заседаниях Организации. Вы можете запросить, чтобы пункты были включены в повестку дня этих совещаний. Он также может выносить рекомендации на таких встречах.

Присоединившиеся члены могут участвовать, индивидуально или в качестве группы в рамках Комитета-члена, в деятельности Организации. Органами Организации являются. Заседания Ассамблеи и Совета проводятся в месте пребывания Организации, если соответствующие органы не примут иного решения.

Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, счета и Др.). командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает сотрудник. Бухгалтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет принимается к учету.

Ассамблея является высшим органом Организации; состоит из делегатов, представляющих фактических членов. Члены Ассамблеи могут быть представлены не более чем пятью делегатами на любой сессии Ассамблеи, причем один член будет назначен главой делегации этого государства-члена.

Комитет аффилированных членов может назначить до трех наблюдателей, и каждый член-член может назначить наблюдателя для участия в работе Ассамблеи. Ассамблея собирается на очередную сессию каждые два года, а также на внеочередной сессии, когда этого требуют обстоятельства. Внеочередные сессии могут быть созваны по просьбе Совета или большинства эффективных членов Организации.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Ассамблея принимает свои собственные правила процедуры. Ассамблея может рассмотреть любой вопрос и вынести рекомендации по любому вопросу, входящему в компетенцию Организации. В дополнение к тем, которые по другим причинам объясняются настоящим Уставом, его атрибуты заключаются в следующем.

Ассамблея избирает своего Председателя и своих заместителей Председателя в начале каждой сессии. Председатель председательствует на Ассамблее и выполняет возложенные на нее задачи. Президент несет ответственность перед Ассамблеей в ходе ее заседаний. Президент представляет Организацию на весь период своего мандата во всех проявлениях, когда такое представительство становится необходимым.

Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим I законодательством.

Совет состоит из членов, избираемых Ассамблеей пропорционально одному члену на каждые пять полноправных членов в соответствии с правилами, установленными Ассамблеей в целях обеспечения справедливого и справедливого географического распределения. Ассоциированный член, назначенный ассоциированными членами Организации, может участвовать в работе Совета без права голоса.

Представитель Комитета членов может участвовать в работе Совета без права голоса. Срок полномочий избранных членов Совета составляет четыре года, за исключением половины членов первого Совета, назначенного на судьбу, который должен составлять два года. Выборы половины членов Совета проводятся каждые два года.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Совет собирается не реже двух раз в год. Совет избирает Председателя и заместителей Председателя из числа своих избранных членов на срок полномочий одного года.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Совет принимает свои собственные правила процедуры. Функции Совета, помимо тех, которые были приписаны ему по другим причинам в соответствии с настоящим Уставом, заключаются в следующем.

Кто является подотчетным лицом

В промежутке между сессиями Ассамблеи и при отсутствии каких-либо положений об обратном в настоящем Уставе Совет принимает такие административные и технические решения, какие могут потребоваться в рамках задач Организации и финансовых ресурсов, и готовит доклад о принятых решений, для утверждения следующей сессии Ассамблеи.

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждой сумме, выданной под отчет. В регистре отражаются выдача денежных средств по отчет в разрезе корреспондирующих счетов и списание задолженности при представлении авансовых отчетов с отнесением расходов на счета затрат, запасов и др. Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 10.1.

Секретариат состоит из Генерального секретаря и персонала, необходимого для Организации. По рекомендации Совета Генеральный секретарь назначается на четырехлетний срок большинством в две трети голосов всех полноправных членов, присутствующих и участвующих в голосовании в Ассамблее.

Генеральный секретарь несет ответственность перед Ассамблеей и Советом. Генеральный секретарь несет ответственность за осуществление директив Ассамблеи и Совета. Он представляет Совету доклады о деятельности Организации, управленческих счетах и проекте общей программы работы, а также о бюджетных предложениях Организации.

Таблица 10.1

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

№	Содержание факта хозяйственной деятельности	Корреспонденция счетов
№	Содержание факта хозяйственной деятельности	Дебет	Кредит
1	Отражается выдача денежных средств подотчетным лицам	71	50,51
2	Отражается выдача денежных документов подотчетным лицам	71	50
3	Отражается выдача денежных средств под отчет подразделениям организации, выделенным на отдельный баланс	71	79
4	Отражается оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных с приобретением оборудования, материалов, их доставкой и хранением	07, 08, 10, 15	71
5	Отражается НДС по материальным ценностям, работам, услугам	19	71
6	Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг	20, 23, 25,26	71
7	Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с исправлением брака	28	71
8	Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с продажей продукции	44,45	71
9	Отражается возврат работниками в кассу неизрасходованных подотчетных сумм	50	71
10	Приняты к учету денежные документы, оплаченные из подотчетных сумм	50	71
11	Отражается возврат работниками организации на расчетный, валютный или специальные счета организации неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет	51,52,	71
12	Отражается стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных бумаг	58	71
13	Отражается оплата подотчетными лицами расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договоров	62,76	71
14	Отражаются суммы, удержанные из оплаты труда работника (с согласия работника) в связи с наличием у него неизрасходованных подотчетных сумм	70	71
15	Отражается задолженность работника по своевременно не возвращенным подотчетным суммам	73	71
16	Отражается оплата подотчетными лицами работ (услуг), выполненных (оказанных) для подразделения, выделенного на отдельный баланс	79	71
17	Отражается оплата подотчетными лицами прочих расходов	91	71
18	Отражаются подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные	94	71

сотрудник предприятия, получающий “под отчет” деньги для производства разных расходов на надобности предприятия; деньги эти называются подотчетными суммами.

Генеральный секретарь обеспечивает юридическое представительство Организации. Генеральный секретарь назначает персонал Секретариата в соответствии с положениями о персонале, утвержденными Ассамблеей. Персонал Организации подотчетен Генеральному секретарю.

Главным соображением при наборе и установлении условий найма персонала должна быть необходимость предоставлять Организации услуги лиц, обладающих наивысшими качествами эффективности, технической компетентности и добросовестности. В соответствии с этим соображением должным образом учитывается важность вербовки по широкой географической базе.

Отличное определение

Неполное определение ↓

ЛИЦО, ПОДОТЧЕТНОЕ

работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Список подотчетных должностных лиц оформляется приказом руководителя предприятия. П.л. должно предоставить в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных лиц. Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет "Расчеты с подотчетными лицами".На выданные под отчет суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере, контокоррентных карточках в зависимости от применяемых на предприятии учетных регистров. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, а если не могут быть удержаны — в дебет счета "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

При исполнении своих обязанностей Генеральный секретарь и персонал не должны ни искать, ни принимать указания от какого-либо правительства или органа, которые являются внешними по отношению к Организации. Они должны воздерживаться от любых действий, несовместимых с их положением в качестве международных должностных лиц, и несут исключительную ответственность перед Организацией.

Бюджет Организации, охватывающий ее административную деятельность и общую программу работы, финансируется за счет взносов фактических, ассоциированных и связанных с ними Членов в соответствии с шкалой оценки, принятой Ассамблеей, а также любым другим источником дохода Организации в в соответствии с положениями правил финансирования, прилагаемых к настоящему Уставу.

(Типичные ошибки)

Нередко московские фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами — дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.

Напомним, что предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п.11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, далее — Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную "прибавку" к штрафным санкциям.

Мы рассмотрим наиболее типичные и в то же время "дорогие" для фирмы ошибки при расчетах с подотчетниками.

Отсутствие приказа по подотчетным лицам

Приказом по организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.

В приказе должны быть установлены:

сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
порядок представления авансовых отчетов;
запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке.

Если такого приказа в организации нет, налоговики посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Устаревшая форма авансового отчета

Бухучет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ — авансовый отчет.

С 1 января прошлого года Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 введена новая форма авансового отчета N АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает Закон о бухучете.

При проверке налоговики наверняка вынесут вердикт, что фирма грубо нарушила правила ведения бухучета (в данном случае — исказила строку бухгалтерского баланса более чем на 10 процентов), используя документы не установленной формы. А значит, есть все основания оштрафовать руководство предприятия по ст.15.11 КоАП РФ на сумму от 2000 до 3000 руб.

Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями

Типична также ситуация, когда из подотчетных сумм производятся расчеты с юридическими лицами сверх установленного лимита. Напомним, что на сегодня он составляет 60 000 руб. по одной сделке <*>. Причем следует иметь в виду, что Центробанк и МНС в целях применения указанного лимита уравняли понятия "сделка" и "договор". Об этом сказано в совместном Письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. N 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".

<*> Согласно Указанию ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке".

Так что любую покупку подотчетника от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 руб.

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

налоговики однозначно трактуют как превышение лимита.

Предельный размер расчетов "наличкой" между организациями и физическими лицами не установлен. Поэтому некоторые фирмы пытаются использовать это положение и заставляют сотрудников совершать покупки от своего имени и за свой счет. Однако, согласно ст.183 Гражданского кодекса, сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Значит, указанный лимит налоговики применят и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетников.

Если в ходе налоговой проверки будет выявлено данное нарушение, руководителю грозит штраф от 4000 до 5000 руб., а самой фирме — от 40 000 до 50 000 руб. (ст.151 КоАП РФ).

Неправильное оформление товарного чека

Приобретение канцелярских, хозяйственных и других товаров в розничной торговле должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, также содержащим отметку об оплате. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

Если в чеке будет просто указано: "хозтовары" или "канцтовары", налоговики к нему обязательно придерутся. Вдруг были приобретены товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 руб., но со сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или дорогой бухгалтерский калькулятор)? В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств".

Если все-таки подотчетник предъявил товарный чек без расшифровки, ситуацию можно спасти. Нужно организовать комиссию из уполномоченных лиц (например, в составе бухгалтера, завскладом или офис-менеджера). Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.

Встречается и обратная ситуация: товарный чек со штампом "оплачено" есть, а кассового чека или приходного ордера нет. Такую ситуацию налоговики однозначно трактуют как отсутствие оправдательных документов на оплату. Кстати, до сих пор арбитражная практика по таким ситуациям неоднозначна. Так, Арбитражный суд г. Москвы Решением от 24 июня 1998 г. N А40-12511/98-80-170а отменил решение по акту документальной проверки, которым налоговики доначислили работникам подоходный налог с подотчетных сумм, списанных по товарным чекам без приложения ККМ. Впрочем, не единичны случаи, когда суд встает на сторону налоговиков.

Встречаются случаи, когда работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает ему расходы. Налоговики рассматривают такую операцию как факт покупки фирмой товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику деньги в расчет налога на доходы физических лиц.

Чтобы не было споров с налоговиками, предлагаем поступить так.

Пример 1 . Менеджер ООО "Сириус" 6 января на собственные деньги приобрел термобумагу для факса по очень низкой цене. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: "оплачено Ивановым, менеджером ЗАО "Сириус"". 9 января он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 января. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 января.

Бухгалтер "Сириуса" отразил операции следующим образом:

Дебет 10 Кредит 73

отражена задолженность перед физическим лицом — сотрудником предприятия;

Дебет 73 Кредит 71

возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50

погашена задолженность перед подотчетным лицом.

Однако директор фирмы может посчитать, что сотрудник проявил излишнюю самостоятельность, и откажется утверждать авансовый отчет. А приобретенные ценности уже оприходованы и переданы в эксплуатацию. В таком случае необходимо заключить с работником договор купли-продажи и исчислить НДФЛ с полученного им дохода.

Неправильное отражение операций в бухучете

Типичная бухгалтерская ошибка — списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования.

Пример 2 . Секретарь ООО "Лотос" как подотчетное лицо приобрела степлеры стоимостью 1000 руб. На основании товарного и кассового чеков бухгалтер "Лотоса" сделала запись:

Дебет 26 Кредит 71

1000 руб. — приобретены канцелярские принадлежности.

При этом факты оприходования и передачи степлеров в эксплуатацию в бухучете фирмы подтверждены не были. Значит, включение стоимости степлеров в состав расходов было необоснованным.

В данном случае следовало сделать записи:

Дебет 10 Кредит 71

1000 руб. — оприходованы степлеры, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 26 Кредит 10

1000 руб. — переданы в эксплуатацию степлеры.

Напоминаем, что неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст.120 НК РФ).

Ошибки в отчетности

Счет 71 — активно-пассивный и может иметь в аналитическом учете одновременно как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Например , выданные под отчет Иванову суммы отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия по авансовому отчету Петрова фиксируется по кредиту счета 71. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками нужно учесть по строке 246, а кредиторскую — по строке 628.

Если бухгалтер это правило не соблюдает, последствия будут такие же, как и в предыдущей ситуации.

Без отчета — опять под отчет

Распространенной ошибкой является выдача денег под отчет сотрудникам, еще не отчитавшимся по предыдущему отчету. При этом нарушается п.11 Порядка. Налоговики предпочитают трактовать эту ситуацию так.

Пример 3 . 20 ноября 2002 г. офис-менеджер ООО "Сайдинг" получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов — последнее календарное число месяца. Подотчетник не вернул выданные деньги ни в ноябре, ни в декабре.

Ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм — 21 процент.

При проверке налоговики не возвращенную вовремя сумму трактовали как беспроцентный заем и рассчитали материальную выгоду, включаемую в налогооблагаемый доход работника в соответствии с п.1 ст.212 Налогового кодекса:

10 000 руб. x 21% x 3/4: 365 дн. x 31 день = 134 руб.

Сумма налога с материальной выгоды составит 47 руб. (134 руб. x 35%).

По нашему мнению, налоговики неправы. В соответствии со ст.808 ГК РФ между заимодавцем и заемщиком должен быть заключен письменный договор. Нет договора — нет займа.

Кроме того, при правильной организации аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" работники являются должниками фирмы до полного погашения сумм, выданных им под отчет. Поэтому наличие дебетового сальдо на этом счете не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход. Кстати, это мнение подтверждено Постановлением ВАС от 16 декабря 1997 г. N 905/97.

Неправильный учет командировочных

Работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.

При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на проведение платежей по внешнеэкономическим сделкам или покупку материальных ценностей. Налоговики будут трактовать эти затраты как использование валюты на личные нужды.

Обращаем внимание на то, что для правильного отражения расчетов с сотрудниками, отправленными в командировку, прежде всего нужно учитывать цель командировки. Ведь расходы на непроизводственные командировки (например, поездки, связанные с лечением сотрудников, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения) относятся к прочим и не учитываются при исчислении налога на прибыль.

Подробнее о том, как правильно оформлять и учитывать командировочные расходы, мы писали в октябрьском номере нашего журнала за прошлый год.

О.Курилова

Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

учет командировочных расходов;
учет расходов на проезд;
учет расходов на проживание;
выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч.

Расчеты с подотчетными лицами

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Вид расхода	Расходы, руб. в сутки	Cутки	Расходы, руб.
Суточные	700	5	3 500
Проживание в гостинице	3 540	5	17 700 в т.ч. НДС 2 700
Проезд	5 900 в т. ч. НДС 900
ИТОГО	27 100

Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Дт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.

Кт50 "Касса" 10 000 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.

Дт26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.

Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.

Дт26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.

Дт19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.

Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.

Дт26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.

Дт19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.

Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.

Произведен расчет с подотчетным лицом

Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.

Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Дт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.

Кт50 "Касса" 17 100 руб.

Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.

Задолженность — подотчетное лицо

Cтраница 1

Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой в организации учетной политикой.

Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой на предприятии учетной политикой в части курсовых разниц.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Погашение задолженности подотчетного лица перед предприятием показывается с помощью соответствующей проводки в кредите счета 71 с отнесением суммы в пределах установленных нормативов в дебет соответствующего затратного счета.

Дебиторская задолженность включает задолженность подотчетных лиц, поставщиков по истечении срока оплаты, налоговых органов при переплате налогов и других обязательных платежей, вносимых в виде аванса. Она включает также дебиторов по претензиям и спорным долгам.

Сальдо дебетовое показывает задолженность подотчетных лиц предприятию. Деньги в подотчет выдаются из кассы.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации О подоходном налоге с физических лиц подлежат включению в совокупный налогооблагаемой доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Дебетовое сальдо счета 71 означает задолженность подотчетных лиц по полученным авансам.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.

Сальдо этого счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.

В первом случае имеют в виду задолженность подотчетных лиц по выданным им авансам на командировки и операционные расходы в пределах сроков, установленных для сдачи отчетов, а также поставщиков и подрядчиков по оплате товаров. Просроченная дебиторская задолженность в условиях инфляции подвержена обесценению, поскольку воплощает требования на фиксированную сумму денег. Если не учитывать этого явления, то скрытые убытки могут исказить фактическое финансовое состояние предприятия с ликвидными средствами.

По статье Расчеты с подотчетными лицами показывается задолженность подотчетных лиц перед предприятием за полученный аванс.

Расчеты с подотчетными лицами — видно, что задолженность подотчетных лиц составляет 100 руб., то из него мы не можем знать, за кем именно числится эта задолженность, с кого требовать отчет в израсходовании 100 руб. или возврата денег, выданных под отчет.

Это — активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода.

В итоговой части оборотно-сальдовой ведомости развернутое сальдо позволяет видеть по дебету задолженности подотчетных лиц, по кредиту — задолженности предприятия перед подотчетными лицами. Свернутое сальдо представляет собой результат окончательных взаиморасчетов между предприятием и подотчетными лицами — в нашем примере это кредитовое сальдо 269000 рублей. Это именно та сумма, которая необходима для окончательных расчетов с подотчетными лицами при условии, что дебиторская задолженность со стороны подотчетных лиц полностью погашена.

Страницы: 1 2

Подотчетные лица работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Подотчетные лица в бухучете это

Нормативные документы, которые нужно знать!

Гражданский кодекс РФ (глава 10 «Представительство. Доверенность»).
Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002г. № 93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. А почему этих сотрудников называют подотчетными лицами? Да потому, что они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.
Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.

ЗАПОМНИМ! Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации.

Постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть любые работники организации, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у организации нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников – трем дням со дня возвращения из командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.
Я рекомендую, приказом руководителя утверждать перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.
Например, организация ежемесячно выдает заместителю главного бухгалтера 10 000 руб. на закупку канцтоваров, и отчитаться за эту сумму он должен не позднее 25 числа каждого месяца. Естественно, такое правило можно установить тогда, когда расходы носят более-менее регулярный характер. В общем случае денежные средства выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно.
Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок и какие суммы можно выдать. Тем не менее, здесь главным критерием должен быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно выдать сотруднику 50 000 руб. для приобретения компьютеров, можно выдать ту же сумму работнику, если он едет в командировку на край земли для осмотра приобретаемого оборудования, но если организация выдает 50 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которых полно во всех местных магазинах, это очень странно. При проверке налоговые инспекторы, скорее всего, догадаются, что организация просто дала эту сумму работнику взаймы, и организация будет признана виновной в недоплате налога на доходы физических лиц.

При отражении расчетов с подотчетными лицами первой операцией должна быть выдача денег, а второй — отчет за них, и не в коем случае не наоборот.

Варианты учета командировочных расходов.

Иногда организации делают такую ошибку: сначала сотрудник что-то покупает (например, книгу о бухгалтерском учете), отчитывается в том, что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчетным лицом. Ведь организация ему ничего не поручала, денег не выдала, на что их тратить, не устанавливала. Получается, что работник тратит собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом родная организация приобретает у своего сотрудника эти самые материальные ценности. Но такая сделка- это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица, принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом проверяется, как они потрачены.
Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы организации. Естественно, для этого у бухгалтерии должны быть основания. Во-первых, таким основанием может быть приказ руководителя, о котором я уже упоминал выше. Во-вторых, это может быть приказ руководителя на разовую выдачу денег. В третьих, это может быть его резолюция (типа «оплатить», «выдать») на каком-либо документе (служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на это уполномочены приказом руководителя.

НА ЗАМЕТКУ! Следует сразу четко определить круг документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм.

Теперь немного слов о доверенности и о том, какие полномочия она дает получившему ее лицу.
Доверенность — документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ.
Если организация выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других организаций, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других организаций — он частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, — это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты организацией, но бухгалтерские проводки немного различаются. Эти различия я покажу в таблице бухгалтерских проводок (см. ниже).
Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свою родную компанию в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.
В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна . Для получения материальных ценностей утверждена форма доверенности № М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997г. № 71а).
После выполнения поручения организации или возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому организация ограничивает круг подотчетных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчет, и тогда бухгалтеру приходиться объяснять очередному новичку, как это делается. Если же подотчетные лица имеют дело с заполнением этих документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им в бухгалтерию. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д. отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед организацией за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен организации, он возвращает это (чаще всего в кассу, реже — на расчетный счет). Если организация должна сотруднику, она выдает ему эту сумму (обычно из кассы).

Что делать, если подотчетное лицо не возвращает денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм?

В Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а так же в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50 %. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к организации, отношения придется выяснять в суде.
Организация может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.
В любом случае, независимо от того, удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя . Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.
Перейдем от общих моментов к частным. Если работник направляется в командировку, то, прежде всего, издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку . Командированный – это лицо, связанный с организацией трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения.

Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается.

Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, организация должна определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Организация может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать это сам.
Разберем ситуацию на примере. Организация приобретает билеты (предположим, стоимостью 23 600 руб., в том числе 3 600 руб. НДС) и затем передает их командированному. В этом случае будет следующая последовательность бухгалтерских операций:

Организация оплачивает билеты.
Дт 60 Кт 51 23 600 руб.
Билеты поступают в организацию.
Дт 50-3 Кт 60 20 000 руб.
Дт 19 Кт 60 3 600 руб. На счете 50, субсчет 3 «Денежные документы» отражаются оплаченные билеты, почтовые марки и другие подобные документы.
Билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку.
Дт 71 Кт 50-3 20 000 руб.

Если сотрудник за все рассчитывается сам, то, выдав денежные средства из кассы, организация выполнила свои обязательства по обеспечению его проживания и проезда.
Выдача денег из кассы отражается проводкой:
Дт 71 Кт 50
Мы уже немного знакомы с НДС и знаем, что документом, дающим право на вычет НДС, является счет-фактура. Без этого документа НДС в зачет не берется. Командировочные расходы в этом отношении являются исключение: НДС, уплаченные за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает.
Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные . Это сумма, установленная администрацией организации и представляющая собой, если так можно выразиться «деньги на карманные расходы» командированного лица. Например, если руководство организации установило размер суточных 300 руб. в сутки и работник направляется в командировку на 10 дней, то ему полагается выдать 3 000 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще.
Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днем, и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство. Размер суточных определяется приказом руководителя.
Но здесь есть одна важная деталь. Когда бухгалтер ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерскую отчетность, он принимает в расчет в качестве расчетов организации тот размер суточных, который установлен приказом директора. Когда бухгалтер считает налоги, он принимает в расчет размер суточных 100 руб. в сутки . Этот размер установлен законодательно специально для расчета налога на прибыль. Все, что выше этого предела, то есть остальные расходы на оплату суточных, при расчете налогов не считаются расходами. Поэтому иногда организации устанавливают размер суточных в бухгалтерском учете тоже 100 руб., хотя эта сумма слишком мала.
Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен поставить печать организации, в которую направлен. Отбывая из командировки, он опять-таки должен поставить печать организации, в которую был направлен, а по прибытии в родную компанию — ее печать. Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две свои и две чужие. А если работник по пути еще заглядывал в какие-либо организации, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся.
Возвратившись из командировки, сотрудник представляет руководству отчет о выполнении командировочного задания, а так же сдает в бухгалтерию авансовый отчет, прилагая к нему все оправдательные документы. В отличие от суточных, стоимость проезда и проживания даже при расчете налогов законодательно не ограничивается. Опять-таки действуют законы здравого смысла: если организация торгует банными вениками, то ей будет очень трудно объяснить налоговым инспекторам, почему ее директор регулярно выезжает в командировки в европейские столицы на многочисленные семинары и при этом проживает в лучших апартаментах пятизвездочных отелей.
Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет. Если организация выдала сотруднику суммы под отчет — это счет активный, если сотрудник перерасходовал суммы и принято решение их возместить, то перед нами пассивные счет.

Статьи по теме:

"пятилетки" в ссср План построения социализма

План: Введение 1 Первая пятилетка 2 Вторая пятилетка 3 Третья пятилетка 4 Четвертая пятилетка 5 Пятая пятилетка 6 Шестая пятилетка 7 Семилетка на 1959-65 8 Восьмая пятилетка 9 Девятая пятилетка 10 Десятая пятилетка 11 Одиннадцатая пятилетка 12 Двенадцата

Ледокольный буксир проекта TG04M

В книге впервые воссоздается история возникновения российского ледокольного флота за указанный период. На основе архивных документов приведены исторические и технические сведения о большей части бороздивших отечественные воды с 1862 по 1917 г. ледокольных

Позывные - батм "михаил старицын"

ООО «Рыболовецкий колхоз им. В.И. Ленина» последние годы набирает и увеличивает производственные мощности, развивает свое береговое хозяйство, стремится к обновлению промыслового флота. Как в прошлое бурное время добрая трудовая слава об этом предприятии

Теперь "Сделано у нас" и в Telegram

Скорость хода Луня достигала 500 км в час, а дальность хода до 2000 км. Максимальная взлетная масса составила 380 тонн. Помогали полету 8 газотурбинных двигателей НК-87. Вооружен экраноплан шестью советскими противокорабельными ракетами Москит. На момент

2024-06-13 02:07:19	Реформа в действии: водная полиция
2024-06-12 02:06:14	Как выразить будущее время в английском языке?
2024-06-12 02:06:14	Почему в россии почти никто не говорит по-английски
2024-06-12 02:06:14	Распространение английского языка в мире
2024-06-12 02:06:14	Английский Разговорный Skype Клуб Разговорные клубы английского онлайн по скайпу
2024-06-11 02:07:11	Математическое моделирование при решении научно-технических задач в строительстве Математическое моделирование в строительстве
2024-06-10 02:07:06	Что хотел сказать Канье: «The Life Of Pablo» в цифрах и картинках Совместимость имени Пабло, проявление в любви
2024-06-10 02:07:06	Тексты песен(слова) Pharaoh
2024-06-10 02:07:06	Исторический реп-батл: Оксимирон впервые проиграл Гнойному (Видео)
2024-06-10 02:07:06	Куда делись «Мальчишник», Децл, Жорик, Валов и другие пионеры русского рэпа Женская рэп группа 90 х

2024-06-10 02:07:06	PHARAOH (Фараон) — Биография рэпера, личная жизнь, фото, альбом
2024-06-09 02:13:20	Понятие взаимозависимых лиц в налоговых правоотношениях Операции между взаимозависимыми лицами
2024-06-09 02:13:20	Как теперь определять первоначальную стоимость основных средств по мсфо
2024-06-09 02:13:20	Финансирование оборотного капитала на предприятии
2024-06-08 02:24:12	Английский для туристов: краткий разговорник с произношением и переводом
2024-06-08 02:24:12	Английские народные песенки — Чуковский К
2024-06-13 02:07:19	"пятилетки" в ссср План построения социализма
2024-06-13 02:07:19	Ледокольный буксир проекта TG04M
2024-06-13 02:07:19	Позывные - батм "михаил старицын"
2024-06-13 02:07:19	Теперь "Сделано у нас" и в Telegram
2024-06-13 02:07:19	Реформа в действии: водная полиция
2024-06-12 02:06:14	Как выразить будущее время в английском языке?