• Водоснабжение
• Насосы
• Очистка воды
• Колодцы
• Фильтры

Как правильно сделать подотчет в 1с 7.7. Авансовый отчет. Для чего нужен авансовый отчёт

Работа с подотчетными лицами

Информация о подотчетных лицах заносится в предназначенный для этого справочник. Выдача денежных сумм подотчетному лицу оформляется специальным документом с установленным видом оплаты. Информация о том, каким образом были израсходованы выданные подотчет суммы, заполняется с помощью документа "Авансовый отчет".

В авансовый отчет могут быть включены документы:

• "Строка авансового отчета (закупка ТМЦ)" — в документ заносится список ТМЦ на приобретение которых были истрачены подотчетные средства. При проведении документа оприходуются указанные ТМЦ и с подотчетного лица списывается задолженность, равная сумме документа.
• "Строка авансового отчета (оплата поставщику)" — в документ заносится информация о том каким поставщикам, по каким договорам и в каком размере были выплачены деньги из подотчетной суммы. После проведения документа произойдет погашение задолженности перед поставщиками за счет подотчетных средств.
• "Строка аванс. отчета (прочее)" — в документ заносится информация о дополнительных расходах подотчетного лица (транспорт, гостиница и прочее). Документ уменьшает сумму задолженности подотчетного лица.

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм оформляется соответствующим документом с установленным видом оплаты "возврат сумм от подотчетного лица".

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом РФ.

В "1С:Бухгалтерии" учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе субсчетов:

• 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях";
• 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте".

Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода в типовой конфигурации используется документ "Расходный кассовый ордер" . Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или при командировке, производится с помощью документа "Приходный кассовый ордер" . Описание работы с документами "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер" приведено в разделе "Учет кассовых операций" .

Авансовый отчет

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ "Авансовый отчет" . Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ "Авансовый отчет" имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке "Лицевая сторона" указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке "Оборотная сторона" заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - "рублевый" или "валютный" . В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит "Сотрудник" заполняется выбором из справочника "Сотрудники" .

Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке "Лицевая сторона" указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки "Показать" . Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").

Хоть и не очень часто, но встречаются еще организации, работающие с 1С:Предприятие 7.7. Язык этой версии серьезно отличается от языка 1С:Предприятие 8, поэтому даже создание простого отчета может стать проблемой для человека, который не работал с 1С 7.7 (вроде меня). Информации в интернете нашлось немного, в основном все отсылают к ЖКК (желто-красным книгам мануалов), поэтому попробую в этой статье обобщить все, что нашел. Буду описывать создание отчета без использования конструкторов, хотя они могут упростить задачу.

Итак, задание: создать отчет — реестр приходных накладных на металл (организация занимается приемом лома). Реестр представляет собой таблицу с номером и датой накладной, названием металла, и т.д. Содержание не так важно, важно, что данные будем получать запросом к документу Поступление товаров и его табличной части. Пользователь сможет задать фильтры для отчета по датам, по складу и по типу металла (черный или цветной).

Создание отчета

1. Создаем отчет. Мой будет называться ЖурналПСА . Это делается так же, как в 1С 8. При открытии созданного отчета сразу отображается его форма. Внизу на вкладках кроме режима Диалог есть режимы Модуль и макеты отчета. Макеты можно добавлять, щелкнув правой кнопкой на уровне вкладок и выбрав Добавить таблицу.
2. В режиме Диалог добавляем поля ввода, в которые будут заноситься данные для фильтров. Аналогично 1С 8, на нижней панели инструментов находятся элементы управления. При добавлении поля ввода откроется окно свойств, в котором нужно указать Идентификатор и Тип данных . Идентификатор — это Имя элемента, по которому можно будет получить выбранное пользователем значение. Итак, я добавил следующие поля: ВыбНачПериода, ВыбКонПериода, ВыбМеталл, ВыбМестоХранения. Еще нам будет нужна кнопка Сформировать , скорее всего она уже есть. Обращу только внимание на параметр Формула в ее свойствах. Там прописывается имя процедуры, которую вызывает нажатие кнопки. Т.е., например, Сформировать() .
3. Создаем макет отчета. Тут все похоже на макеты в 1С 8. Тот же табличный документ, в котором есть секции (они же области). Имена секций назначаются через меню Таблица . Ячейки имеют несколько типов заполнения, которые аналогичны типам в 1С 8: текст, параметр, шаблон. Только параметр здесь называется Выражение. Есть и отличие от 1С 8. Выражениям-параметрам здесь не присваиваются имена, а прописывается имя переменной, из которой нужно брать значение для подстановки в макет. Например, у меня в запросе будет получен номер накладной, поэтому в свойствах соответствующей ячейки макета с типом Выражение я напишу Запрос.Номер. Шаблон работает так же, как в 1С 8. Текстовая часть пишется как обычно, а выражение заключается в квадратные скобки. И оно тоже должно содержать переменную, из которой берется значение. Например, мне нужно вывести из результата запроса уровень радиоактивности принятого лома и добавить к числу единицу измерения мкзв/ч . Для этого подойдет шаблон следующего содержания: [Запрос.радиация] мкзв/ч
   
   
4. Теперь переходим к процедуре формирования отчета. Скорее всего процедура для кнопки Сформировать уже создана, если нет, создаем вручную. Код будет выглядеть так:
   

   Процедура Сформировать()
   Перем Запрос, ТекстЗапроса, Таб;
   //Создание объекта типа Запрос
   Запрос = СоздатьОбъект("Запрос" ) ;
   ТекстЗапроса =
   "//{{ЗАПРОС(запрос)
   |Период с ВыбНачПериода по ВыбКонПериода;
   |Обрабатывать НеПомеченныеНаУдаление;
   |Без итогов;
   |Номер = Документ.ПоступлениеТоваров.НомерДокВходящий;
   |Дата = Документ.ПоступлениеТоваров.ДатаДокВходящий;
   |Сдатчик = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.Наименование;
   |ЮридическийАдрес = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.ЮридическийАдрес;
   |ДокументСерия = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.ДокументСерия;
   |ДокументНомер = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.ДокументНомер;
   |ДокументКемВыдан = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.ДокументКемВыдан;
   |Металл = Документ.ПоступлениеТоваров.Товар.Металл;
   |Вес = Документ.ПоступлениеТоваров.Количество;
   |Радиация = Документ.ПоступлениеТоваров.Радиация;
   |МестоХранения = Документ.ПоступлениеТоваров.МестоХранения;
   |Группировка СтрокаДокумента;
   |Группировка Документ;
   |Условие(Металл.Цветной = ВыбМеталл);
   |Условие(МестоХранения = ВыбМестоХранения);
   |" //}}ЗАПРОС
   ;

   Текст запроса, я думаю, понятен. Для его формирования можно воспользоваться конструктором запросов (верхнее меню Конструкторы ). Обращу внимание на некоторые особенности:

   • Каждое поле запроса записывается в отдельную переменную, их можно видеть перед знаком =. В принципе, это аналогично заданию псевдонимов в .
   • В запросе обязательно должна быть хотя бы одна группировка. Иначе будет невозможно обойти результат запроса. В данном случае группировка идет сначала по строкам документа ПоступлениеТоваров, а потом по самим документам. Если оставить в группировке только строки документа, то будет выведен один документ.
   • Запрос может брать данные с формы. Например, условие МестоХранения = ВыбМестоХранения говорит о том, что будет взято значение из поля ввода с именем ВыбМестоХранения.

   // Если ошибка в запросе, то выход из процедуры
   Если Запрос. Выполнить(ТекстЗапроса) = 0 Тогда
   Возврат;
   КонецЕсли ;

   // Подготовка к заполнению выходных форм данными запроса
   Таб = СоздатьОбъект("Таблица" ) ;
   Таб. ИсходнаяТаблица("макет" ) ;
   Таб. ВывестиСекцию("Заголовок" ) ;
   Состояние("Заполнение выходной таблицы..." ) ;
   Таб. Опции(0 , 0 , Таб. ВысотаТаблицы() , 0 ) ;

   Здесь проверяем возможность выполнить запрос и, если все в порядке, создаем табличный документ на основе макета и выводим секцию Заголовок .

   Пока Запрос. Группировка() = 1 Цикл
   // Заполнение полей запрос
   Сдатчик= СокрЛП(Запрос. Сдатчик) + ", " + СокрЛП(Запрос. ЮридическийАдрес) + ", паспорт " + Запрос. ДокументСерия + " " + Запрос. ДокументНомер + " выдан " + Запрос. ДокументКемВыдан;
   Таб. ВывестиСекцию("Данные" ) ;
   КонецЦикла ;
   // Вывод заполненной формы
   Таб. ТолькоПросмотр(1 ) ;
   Таб. Показать("Отчет" , "" ) ;
   КонецПроцедуры

   Теперь в цикле обходим все группировки (а если бы группировок не было, мы не смогли бы обойти результат запроса) и выводим секцию Данные . Помните, что выражения в ячейках макета должны были соответствовать переменным в модуле? Вот здесь это и работает. При выводе секции выражения автоматически заменяются на значения таких же переменных. Все данные на макете получили из запроса, кроме данных сдатчика. Его собрали из нескольких полей результата запроса.

Вот и все, отчет готов.

Командировка - это не только рабочий момент, но и маленькое путешествие. Отправляться в путешествие без денег - плохая идея. Разберёмся, как быстро и правильно оформить авансовый отчёт (командировочные), как вовремя отчитаться, чтобы потом бухгалтер не удерживал эту сумму из зарплаты. В первой части статьи поговорим о правовых нюансах вопроса, во второй -наглядно расскажем и покажем, как это оформляется в программе.

Для чего нужен авансовый отчёт

Авансовый отчёт необходим для подтверждения сотрудником расходов во время командировки, с дальнейшим детальным отчётом. Подотчётному лицу выдаётся некая сумма для будущих командировочных расходов: оплатить жильё, купить еду, оплатить работы или услуги, связанные с целью командировки, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Список лиц, которым будут выдаваться такие суммы, сроки (дни когда работник будет в командировке), цели (для чего сотрудник отправился в путешествие), а также порядок выдачи в организации наличных денег утверждаются в учётной политике, либо в положении или отдельным приказом.

Если командированный везёт с собой материальные ценности и с ним не заключён договор о материальной ответственности, оформите разовую доверенность о передаче ценностей.

Сроки авансового отчёта, подтверждение расходов и размер суточных

Сроки, на которые выдаются такие авансы, утверждаются соответствующим приказом (законодательством сроки не ограничены). Основанием для выдачи средств служит командировочное удостоверение (больше не нужно оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни удостоверение) или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Отчитывается сотрудник о потраченных деньгах и подтверждает расходы чеками не позднее трёх рабочих дней с момента окончания срока аванса или после возвращения из командировки. Сотрудник передаёт в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждением расходов для окончательного расчёта. Форма авансового отчёта составляется в единственном экземпляре.

Размер суточных определяется в учётной политике, в приказе по организации. Какой выбрали размер суточных, такой и принимаете в расход с точки зрения расчётов по налогу на прибыль. Минимальный и максимальный размер суточных закон не устанавливает. Установлены нормативы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 рублей по России, 2 500 за границей РФ.

Заполняем авансовый отчёт в «1С:Бухгалтерия 3.0»

Открываем раздел «Банк и касса» → группа документов «Касса» и создаём авансовый отчёт. Устанавливаем дату документа и выбираем подотчётное лицо. Авансовый отчёт оформляется в той валюте, в которой выданы работнику денежные средства. Валюта отчёта меняется в окне «НДС», в сумме - «Редактировать цену и валюту». По умолчанию отчёт формируется в рублях. В документе четыре вкладки.

Вкладка «Авансы»

Здесь все документы, с помощью которых выдали нашему сотруднику авансы: выдача денежных документов, выдача наличных, списание с расчётного счёта.

Итого получено авансов на сумму 26 000 руб.

Вкладка «Товары»

Отражаем документы, которые передаёт нам сотрудник. Вводим документы во вкладке «Товары»: чеки, накладные, счета-фактуры на приобретённые материальные ценности. Оприходуем на склад материалы крепёж и упаковка: вид документа расхода - Накладная № 35 от 01.11.2017. Предъявлен счёт-фактура поставщика, заполняем реквизиты, счета учёта заполнились автоматически по справочнику «Номенклатура».

Вкладка «Оплата» . Отразим погашение нашей задолженности контрагенту.

Вкладка «Прочее» : отражаем суточные, расходы на приобретение билетов, представительские расходы. Обратите внимание на субконто «Представительские расходы»: в отличие от «Командировочных расходов», по субконто «Представительские» в конце месяца 1С пронормирует наши расходы в целях расчёта налога на прибыль, поэтому важно правильно заполнить субконто на затратном счёте.

Занесли всё, итого сотрудник израсходовал 25 965, остался остаток 35 рублей. Проводим документ, в момент проведения создаются входящие счета-фактуры, и документ делает все необходимые проводки. Посмотрим, нажав на кнопку «ДтКт»: заполнены все показатели. Распечатываем отчёт (АО-1), даём подписать подотчётному лицу и подшиваем документ.

Неизрасходованный остаток

Остался неизрасходованный остаток 35 рублей, сотрудник должен отчитаться в течение трёх рабочих дней и внести 35 рублей в кассу. Проще всего сделать это из авансового отчёта: «Создать на основании» → «Поступление наличных». Документ заполняется автоматически, уточняем только дату документа и статью движения денежных средств: выбираем «Прочие поступления по текущим операциям».

Итак, мы рассмотрели порядок заполнения авансового отчёта в «1С:Бухгалтерия 3.0». Если остались вопросы по заполнению авансового отчёта в 1С, проконсультируем бесплатно и в течение 15 минут. Заказать консультацию .

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):

В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":

Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":

А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

• всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
• всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
• к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку "Авансы":

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку "Товары" (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку "Оплата"(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки "Прочее".

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках "Товары" и "Прочее" присутствует галка "СФ", если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная.